Vous vous êtes déjà demandé si vos factures étaient à la hauteur ? Apprenez à rédiger une facture simple et professionnelle afin de consacrer moins de temps à la facturation, de renforcer la confiance de vos clients et d'être payé plus rapidement.
Créer des factures pour votre entreprise de services n'est pas compliqué, mais omettre des informations essentielles peut entraîner des litiges ou des retards de paiement, et vous faire passer pour un non-professionnel aux yeux des clients. En revanche, apprendre à rédiger une facture en bonne et due forme peut renforcer la confiance des clients et les encourager à payer intégralement et dans les délais.
Peu importe que vous partiez d'un modèle de facture, d'un document vierge ou d'un logiciel de facturation. Nous examinerons ce qu'il faut inclure, comment rédiger une facture et les meilleures pratiques qui vous feront gagner du temps et de l'argent.
Avant de commencer à rédiger, parcourez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous disposez de tous les éléments de la facture dont vous avez besoin :
Votre facture doit avoir un aspect professionnel. Cela renforce la confiance de vos clients et garantit qu'ils vous paieront dans les délais. Le nom de votre entreprise doit figurer dans une grande police en haut de la page, centré ou aligné à gauche.
« Si vous mettez votre logo sur votre facture, vous avez 3 fois plus de chances d'être payé ! »
Ensuite, veillez à faire figurer le mot "Facture" en haut de la page. Cette étape semble simple, mais il est important que vos clients sachent que c'est une facture qu'ils reçoivent, afin qu'ils puissent lui accorder l'attention qu'elle mérite.
Indiquez l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de votre entreprise juste en dessous de son nom, dans une police plus petite. Les clients doivent pouvoir vous contacter facilement s'ils ont des questions, et ils peuvent vous recommander à leurs amis s'ils sont satisfaits du service !
Ensuite, indiquez le nom et l'adresse du destinataire (votre client) pour vous assurer que le message parvient à la bonne personne. Indiquez l'adresse de service si elle est différente de l'adresse postale.
Les trois chiffres les plus importants sur une facture (après le montant dû) sont le numéro de facture, la date de facture et la date d'échéance. Le numéro de facture permet d'organiser vos dossiers, surtout à l'heure des impôts. Les dates sont une façon ferme mais polie d'indiquer clairement quand les clients doivent payer. Ajoutez-les en haut de la page et faites en sorte qu'elles soient bien visibles.
Vos clients veulent vous payer, à condition qu'ils comprennent ce pour quoi ils vous paient.
Utilisez la facture pour décrire clairement chaque service et ses coûts associés. Ne vous préoccupez pas de la quantité de détails à ajouter. Faites simplement apparaître clairement ce pour quoi le client paie. Ainsi, il pourra payer immédiatement sans poser de questions qui pourraient retarder le processus.
Enfin, additionnez tous les sous-totaux et inscrivez le montant total dû sur une ligne distincte, avec une police en gras ou surlignée pour qu'il soit bien visible. (L'utilisation d'un bon modèle de facture ou d'un logiciel calculera ces champs pour vous automatiquement).
Si vous avez des taxes ou des remises à appliquer, incluez-les juste au-dessus du montant total dû afin que le client sache exactement ce qu'il doit payer.
Cette étape est cruciale pour un bon service à la clientèle et pour éviter les litiges. Il est toujours bon de passer en revue ces conditions en personne avant que le travail ne soit effectué, mais assurez-vous de les inclure sur la facture comme un rappel supplémentaire. Par exemple :
Surtout, notez exactement comment le client peut vous payer, que ce soit en espèces, par chèque ou par paiement électronique en ligne.
La dernière étape est souvent négligée, mais elle peut être un excellent moyen de laisser une dernière impression positive, de demander des commentaires ou même d'obtenir des références !
Ajoutez un dernier message personnel au client pour le remercier de sa confiance. Vous pouvez ajouter toute information supplémentaire, comme une offre saisonnière à venir, votre programme de recommandation ou une demande d'avis. C'est la toute dernière chose qu'ils verront avant de payer, et c'est un excellent moyen de leur donner envie de choisir votre entreprise.
Maintenant que vous savez comment rédiger une facture, il est temps de l'envoyer à votre client. En règle générale, nous vous recommandons d'envoyer la facture dès que le travail est terminé, pendant que vous êtes encore sur place et que votre client est encore frais dans sa tête. Votre processus de facturation peut être différent en fonction de votre relation avec le client et de la fréquence des travaux. Consultez cet article pour en savoir plus sur la facturation avant ou après un travail.
Voici quelques dernières bonnes pratiques de facturation qui peuvent vous aider à simplifier votre quotidien et à encourager les clients à payer plus rapidement :